Путевой лист — это важный документ, который необходим для управления транспортным средством в рамках коммерческой деятельности. Важно понимать, что для личных поездок на собственном автомобиле путевой лист не требуется. Однако, как только транспортное средство используется для ведения бизнеса, необходимость ведения этого документа становится обязательной. Путевой лист является основным первичным документом для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов. Таким образом, получается, что все организации и ИП, применяющие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы.
Штрафы за отсутствие путевого листа
Штраф за отсутствие путевого листа установлен в КоАП РФ. Инспектор ГИБДД вправе выписать штраф за такую езду в размере 500 рублей или ограничиться предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Но штраф может налагаться не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. За отсутствие на документе отметки медработника о предрейсовом медосмотре водителя организацию могут оштрафовать на 30 000 рублей, ее должностных лиц — на 5 000 рублей (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Такие же штрафы предусмотрены за нарушение требований технического осмотра транспортного средства (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Индивидуальные предприниматели за нарушения по статье 12.31.1 КоАП РФ несут такую же ответственность, как юрлица. Их штрафы тоже могут достигать 30 000 рублей.
Как избежать штрафов
Чтобы избежать штрафов за отсутствие путевого листа или нарушения в его оформлении, следуйте этим рекомендациям:
- Оформляйте путевые листы без исключений: Всегда оформляйте путевой лист на все поездки, связанные с ведением бизнеса.
- Проверяйте заполнение документа: Убедитесь, что все необходимые данные внесены в путевой лист, включая дату, время, маршрут, цели поездки и персональные данные водителя.
- Регулярно обновляйте образцы документов: Следите за изменениями в законодательстве и обновляйте свои образцы путевых листов в соответствии с актуальными требованиями.
Кто обязан оформлять путевые листы
Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» (далее – Закон № 259-ФЗ) обязанность оформления путевых листов вменяется: компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде; транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки; компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа; транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи, троллейбусы, автобусы). Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Но это неверно.
В Определении ВС РФ от 1 сентября 2014 г. № 302-КГ14-529 говорится, что юридические лица и ИП, эксплуатирующие автомобили, обязаны соблюдать Устав автомобильного транспорта. Поэтому при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обеспечены путевыми листами, в том числе во избежание разногласий с сотрудниками ГИБДД и штрафов с их стороны.
Согласно Уставу автомобильного транспорта путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.
Как оформлять путевой лист
Путевой лист — это не просто документ, дающий право водителю управлять транспортным средством. Он содержит информацию об организации, выдавшей путевой лист (название, адрес, телефон, ОГРН); о водителе, управляющем транспортным средством (включая отметки о медосмотре); о транспортном средстве (включая дату и время предрейсового (предсменного) техосмотра); о маршруте следования. Фирма может самостоятельно разработать форму путевого листа, но в ней должны быть отражены все обязательные реквизиты, установленные: статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. «О бухгалтерском учете»; приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152. Использовать унифицированную форму путевого листа, утвержденную постановлением Росстата от 28 ноября 1997 г. № 78, не запрещено. Но она должна соответствовать всем требованиям.
С 1 марта 2019 года путевой лист оформляют строго перед каждым рейсом или перед его первым выездом (сменой), если предполагается несколько рейсов в течение дня. Составлять путевые листы на месяц запрещено.
Путевой лист можно оформить на несколько дней, если водитель едет в многодневный рейс. В этом случае нужно указать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Если же на одном автомобиле в течение смены работают несколько водителей, разрешено на всех выдать один путевой лист. Но в этом случае его нужно дополнить полями для проставления отметок медработника о каждом водителе (см. письмо Минтранса от 4 апреля 2019 г. № Д3-514-ПГ).
Путевые листы в учете
О важности оформления путевых листов свидетельствует практика, которая показывает, что они нужны, чтобы: иметь возможность отчитываться перед налоговиками без расхождений в данных; обеспечить правильный учет топлива; иметь право на уменьшение налогооблагаемой базы. Так, отсутствие путевых листов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета. При не составлении путевых листов налоговый инспектор признает экономически не оправданными и документально неподтвержденными затраты, связанные с содержанием и эксплуатацией транспортного средства, в том числе в части стоимости израсходованных ГСМ. Именно правильно оформленный путевой лист рассматривается в качестве оправдательного документа для признания расходов, связанных с работой автотранспорта (см. Определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13). Кроме того, за отсутствие первичных документов фирма может быть привлечена к ответственности по статье 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения).